Accompagnement structures d'accueil

Préparer l’arrivée du volontaire

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L'accueil d'un volontaire en service civique demande en amont un réel travail de réflexion de la part de la structure. Il est indispensable, qu'à son arrivée, votre seul préoccupation soit de l'accompagner au mieux dans sa mission et de répondre à ses éventuelles questions.

Pour réunir toutes les conditions nécessaires au bon déroulée du projet d'accueil, le travail en amont va se porter sur l'équipe, l'espace de travail, et la mission du volontaire.

Information et mobilisation de l'équipe dans ce projet :

Il s'agit là, d'informer l'ensemble des salariées et permanant de la structure du projet. Ce temps d'information dois aborder :
Le statut du volontaire, en particulier le non lien de hiérarchique, la souplesse du cadre, le tutorat.
Instaurer un climat bienveillant autour du futur volontaire peut être une occasion de resserrer les liens entre les différents acteurs de la structure.

Les documents à destination du volontaire :

Préparer les documents nécessaires à l’arrivée du volontaire, à savoir :

  • L’organigramme de la structure
  • Les modalités d’accompagnement
  • Les infos relatives aux congés, à l’emploi du temps
  • Des documents d’informations sur la structure
  • Le règlement intérieur

Il s’agit là de regrouper les informations qui lui permettront de mieux connaitre la structure, l’organisation et éventuellement sa mission.

L'espace de travail du volontaire

Il est indispensable, que l'espace de travail du volontaire soit prêt dès son arrivée dans la structure.
Un bon espace de travail est réfléchie selon les besoins liés à la mission :

  • Son bureau
  • Ses outils de travail
  • Son téléphone
  • L’accès à Internet

Il est également indispensable de prendre en compte des dimensions d'ergonomie dans l’élaboration de cet espace :

  • Espace lumineux
  • Confortable
  • Non isolé...

Le lieu dans lequel il va arriver aura un impact important sur sa motivation et plus tard, sur son bien-être.

Le jour de l'arrivée

Si vous en avez la possibilité, optez pour un temps convivial (petit déjeuner par exemple). Quoi qu'il en soit, faire le tour de la structure et présenter le volontaire aux personnel présent est le minimum.
Ensuite, prenez un temps avec le volontaire, pour lui présenter les documents que vous avez préparé, sa mission, répondre à ses questions.